De Immigratie- en Naturalisatiedienst heeft bij de directie Asiel en Bescherming (A&B) meerdere vacatures voor de functie van Directiesecretaresse (FGR: Managementondersteuner S7). Het betreft een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd, met vooruitzicht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, voor de locatie Den Haag.
In deze functie behoort hybride werken tot de mogelijkheden. Daarbij wordt verwacht dat je op locatie in Den Haag aanwezig bent op momenten dat het voor de uitvoering van je functie of om organisatorische redenen gewenst is. Afstemming hierover gaat in overleg met je leidinggevende.
Migratie gaat om mensen en is nu meer dan ooit actueel. Mensen vragen om bescherming, zoeken hereniging met gezinsleden, willen hier studeren, bieden hier hun kennis aan, willen hier werken, of willen graag Nederlander worden. De migratievraagstukken van vandaag vragen om weloverwogen beslissingen waarbij de menselijke maat voorop staat. Help jij ons land om die te nemen? Wij zoeken meerdere doortastende professionals die zich thuis voelen in een dynamische werkomgeving, belangen goed tegen elkaar kunnen afwegen en een wezenlijke bijdrage willen leveren aan de maatschappij.
Wat ga je doen?
“Bij de directie Asiel & Bescherming is geen één dag hetzelfde. Als directiesecretaresse zijn er diverse werkzaamheden wat het werk leuk maakt. Er moet veel zorg gedragen worden voor complexe agenda’s, voor het prioriteren van de afspraken en directeuren op tijd informeren over lopende (urgente) zaken. Het is de bedoeling dat de directeuren geen omkijk hebben naar hun agenda en dat ze precies weten waar ze moeten zijn. Ze kunnen van het directiesecretariaat verwachten dat de agenda’s up to date zijn! Daarnaast is het secretariaat een laagdrempelig team waarbij dienstverlening op nummer één staat. Deze dienstverlening is niet alleen gericht op het tactisch managementteam, maar ook op de operationele managers en medewerkers van A&B. Het interessante als directiesecretaresse bij A&B is de diversiteit en veelzijdigheid, veel contact met diverse organisaties en de waardering voor het werk wat je doet”. – quote van Els, directiesecretaresse bij A&B.
Je draagt samen met je collega's - zorg voor een vakbekwame en effectieve ondersteuning van de MT-leden van de directie A&B. Daarnaast werk je regelmatig samen met de verschillende secretaresses binnen jouw directie en binnen de IND.
Als directiesecretaresse vorm je als het ware de 'toegangspoort' tot de MT-leden voor de interne organisatie en partijen buiten de IND. Je beheert de complexe agenda (in Outlook i.c.m. met Webex) van de MT-leden en stemt deze in goed overleg af met relevante partijen. Waar nodig zet je verzoeken uit tot annotaties voor de verschillende overleggen bij de betrokken adviseurs. Daarnaast kan het voorkomen dat je de mailbox van de MT-leden beheert en dat er tijdens overleggen wordt gevraagd om te notuleren.
Je hebt gevoel voor verhoudingen binnen een organisatie en beschikt over vaardigheden in het behandelen van vertrouwelijk informatie en gegevens. Je weet informatie en in-/uitgaande post op urgentie in te schatten.
Je zet de stukken voor de overleggen van de MT-leden klaar in het administratieve systeem (iBabs) of een andere manier van digitale vergadervoorbereiding. Je voert documenten in het digitale postsysteem (DigiJust) op en bewaakt de voortgang van de documentenstroom. Je ondersteunt de MT-leden op het gebied van financiële administratie (Leonardo en Topdesk) en organiseert externe locaties voor bijeenkomsten (via Meetingselect).
Je denkt proactief mee in verbetering van de administratieve processen, toont initiatief en hebt een dienstverlenende houding.
De voornaamste elementen in jouw rol zijn:
Het leukste aan deze functie is dat je MT-leden zelfstandig ondersteunt en daarnaast onderdeel bent van een secretariaat waarin nauw met elkaar wordt samengewerkt om de directie zo goed mogelijk te ondersteunen. Daarom zijn we op zoek naar een echte teamplayer die ook zelfstandig goed zijn/haar mannetje weet te staan.
Herken jij jezelf hierin?
De volgende competenties zijn nodig bij deze functie:
Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.
Als je in dienst bent van het Rijk en solliciteert met een aanwijzing als verplichte van-werk-naar-werkkandidaat of herplaatsingskandidaat, verzoeken wij je een kopie van de aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.
Wanneer je via een uitzend- detacheringsbureau werkzaam bent bij de Rijksoverheid dit graag vermelden in je brief.
Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten.
Om een nog beter (of aanvullend) beeld van ervaring, kennis en competenties te verkrijgen in de wervingsprocedure kan het zijn dat we openbare informatie van je op LinkedIn raadplegen. Desgewenst kun je het profiel afschermen voor personen die geen connectie van je zijn op LinkedIn.
Diversiteit en inclusie zijn belangrijke thema’s bij het Rijk en de IND. De overheid wil dat iedereen zich thuis voelt bij het Rijk en dat medewerkers bewuster nadenken over een inclusieve werkomgeving.
Je hebt ook bij jouw indiensttreding een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) nodig, tenzij je al een arbeidsovereenkomst hebt bij de Rijksoverheid.
Een assessment kan deel uitmaken van de selectieprocedure.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
De directie A&B beslist over asielaanvragen, over zaken waarin mensen met een asielstatus familieleden naar Nederland willen laten overkomen, en over herbeoordelingen van vergunningen. We gaan op een professionele, doelmatige en respectvolle manier te werk om onze klant duidelijkheid te geven over zijn toekomst. Tijdig en zorgvuldig beslissen: daar draait het om. Daarom vinden we het belangrijk dat we de klant en de (asiel)keten goed kennen, en werken we met gemotiveerde, integere en flexibele medewerkers. We werken dan ook nauw samen met partners zoals het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA), de politie en de Dienst Terugkeer en Vertrek (DT&V).
Een internationale omgeving
Wij werken in een internationaal georiënteerde omgeving. Wereldwijd speelt de verschuiving van de huidige situatie naar opvang in de regio. Mede daarom wordt in Europees verband toegewerkt naar een gemeenschappelijk asielbeleid. Door actief samen te werken en kennis te bundelen, dragen we bij aan een krachtige uitvoering van dit beleid.
Veranderen
Onze directie is flink aan het veranderen. Het doel is tweeledig: we willen de klant sneller en beter van dienst zijn én we willen het beslisproces efficiënter en goedkoper inrichten. Technologische ontwikkelingen spelen een belangrijke rol in het behalen van dit doel.
Een vluchteling die niet veilig is in eigen land. Een ingenieur die zijn kennis in Nederland in de praktijk komt brengen. En een gezin dat elkaar na jaren weer in de armen kan sluiten. Wat ze met elkaar gemeen hebben? De IND beoordeelt hun verzoeken om in Nederland te mogen wonen of Nederlander te willen worden.
De IND voert het vreemdelingenbeleid in Nederland uit. Dat betekent dat we alle verblijfsaanvragen beoordelen. Het kan daarbij gaan om vluchtelingen die niet veilig zijn in eigen land en daarom hier asiel aanvragen. Of om mensen die hier willen werken, studeren, of een gezin vormen met iemand die hier al woont. Maar het kan ook gaan om mensen die hier al zo lang wonen dat zij zich Nederlander voelen en die daarom via een naturalisatieverzoek een Nederlands paspoort aanvragen.
De IND wil een compacte en wendbare uitvoeringsorganisatie zijn met hoogwaardige kennis op het vreemdelingendomein en met oog voor de menselijke maat. De IND moet kunnen inspelen op wisselende eisen en omstandigheden en tegelijkertijd moet de kwaliteit van dienstverlening voorop blijven staan. Dit vraagt om een proactieve organisatie die zich voortdurend ontwikkelt. Daarvoor zijn medewerkers nodig die dit willen en kunnen ondersteunen. Medewerkers die breed inzetbaar zijn en die willen investeren in hun persoonlijke ontwikkeling. De IND investeert graag in deze medewerkers!
Immigratie- en Naturalisatiedienst