Kom jij het bestuurssecretariaat versterken zodat onze bestuursleden optimaal hun werk kunnen uitvoeren? Voor de secretariële en organisatorische ondersteuning van Monique Verdier (vicevoorzitter) en Katja Mur (bestuurslid) zijn wij op zoek naar een
Bestuursondersteuner (32-36 uur per week)
(met beschikbaarheid op vrijdag)
Wat ga je doen?
Het ontzorgen van twee bestuursleden is je hoofdtaak; je bent hun aanspreekpunt en verantwoordelijk voor hun secretariële en organisatorische ondersteuning in de meest brede zin. Daarmee bedoelen we: complex agendabeheer, het bewaken van acties en de follow-up, meelezen van e-mail en zonodig uitzetten van vragen. Je denkt mee en vooruit, je organiseert in- en externe (bestuurlijke) overleggen, dienstreizen en bijeenkomsten in volle agenda’s en je coördineert de (digitale) stukkenstroom zodat de bestuursleden goed voorbereid en geïnformeerd hun overleg ingaan.
Je zorgt ervoor dat het vervoer efficiënt is geregeld en reserveert in het geval van dienstreizen een chauffeur. Je bent de eerste contactpersoon en het representatieve visitekaartje van de bestuursleden, niet alleen als intern aanspreekpunt maar ook voor de buitenwereld. Natuurlijk ben je integer en ga je discreet om met vertrouwelijke en politiek-bestuurlijk gevoelige informatie. Je bent op de hoogte van actuele (politieke) onderwerpen, leest je zo nodig in en kunt feilloos inschatten wat prioriteit heeft. Je zoekt op het juiste moment afstemming met je bestuurslid en betrokken collega’s. De AP is in ontwikkeling en daarom zoeken we een collega die graag meedenkt, bijvoorbeeld hoe we werkprocessen efficiënter kunnen inrichten, er is veel ruimte voor eigen initiatief.
Je werkt in deze functie zelfstandig en in teamverband. Je werkt nauw samen met de coördinerend bestuursondersteuner die voor de voorzitter werkt. Samen met de andere collega’s van het team zorgen jullie voor een optimaal functionerend bestuurssecretariaat. De coördinerend bestuursondersteuner en jij vervangen elkaar bij afwezigheid en vullen elkaar aan. Om die reden, en om het contact met de bestuursleden optimaal te laten verlopen, sluit jouw aanwezigheid op kantoor aan op de aanwezigheid van de bestuursleden die je ondersteunt. Op vrijdagen is het mogelijk om vanuit huis te werken.
Wat vragen wij?
Competenties
De functie is ingedeeld in de functiegroep Managementondersteuner van het Functiegebouw Rijk. Daarbij vinden wij het van belang en vanzelfsprekend dat je in voldoende mate beschikt over de competenties van Managementondersteuner. De competenties bij deze functiegroep zijn te vinden in het Functiegebouw Rijk.
We zoeken een collega die beschikt over:
Wat bieden wij?
• Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met proeftijd)
• salaris in schaal 9 (maximaal € 4.440,57 bruto per maand o.b.v. 36 uur per week), afhankelijk van je kennis en ervaring. En kom je na 1 juli in dienst? Dan profiteer je direct van de loonsverhoging van maar liefst 8,5%
• naast het salaris ontvang je een Individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Per 1 juli 2024 wordt dit 16,5% van je bruto jaarsalaris. Je ontvangt o.b.v. 36 uur per week op jaarbasis 64 IKB-uren. Met het IKB maak je de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van de arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen
• 144 wettelijke vakantie-uren per kalenderjaar) op basis van 36 uur per week en de mogelijkheid tot opbouw van compensatie-uren
• een uitstekend vervoersplan met voorzieningen voor gebruik van ov of fiets
• betaald ouderschapsverlof
• de mogelijkheid een collectieve (aanvullende) ziektekostenverzekering af te sluiten
• loopbaanbegeleiding en opleidingsmogelijkheden
• een werkplek op een van mooiste plekjes van Den Haag, ons kantoor ligt aan de Lange Voorhout.
De AP maakt geen deel uit van het Rijk, maar volgt de cao Rijk en past de arbeidsvoorwaarden en rechtspositie die daaruit volgen toe.
Word je hier enthousiast van?
In dat geval nodigen we je uit om te reageren. Je kunt reageren met je cv en motivatie tot en met 12 mei 2024 uiterlijk. Jouw reactie kun je richten aan Egon ten Oever, hoofd afdeling HR, Secretariaat, Procesondersteuning, en Facilitair en Huisvesting.
De vacature staat gelijktijdig intern en extern vacant en bij gelijke geschiktheid hebben de AP medewerkers voorrang.
De verdere procedure is als volgt:
Voor meer informatie over de functie kun je het functieprofiel Managementondersteuner raadplegen en/of contact opnemen met Marissa Schuurmans (coördinerend bestuursondersteuner) via telefoonnummer 06 15463504. Voor meer informatie over de procedure kun je contact opnemen met de afdeling HR via e-mailadres vacature@autoriteitpersoonsgegevens.nl
Waar kom je te werken?
Je komt te werken als bestuursondersteuner bij de afdeling HR, Secretariaat, Procesondersteuning, en Facilitair en Huisvesting (HSAF) van de directie Bedrijfsvoering.
De afdeling HR, Secretariaat, Procesondersteuning, en Facilitair en Huisvesting zorgt voor de ontwikkeling en (deels ook) uitvoering van het personeelsbeleid, de secretariële ondersteuning van bestuur en directie, administratieve procesondersteuning van de AP en het beheer en de uitvoering van facilitaire en huisvestingszaken.
Het Secretariaat maakt onderdeel uit van de afdeling HR, Secretariaat, Procesondersteuning, en Facilitair en Huisvesting (HSAF). Het team Secretariaat bestaat in totaal uit 8 personen en is samen verantwoordelijk voor de secretariële en organisatorische ondersteuning van het bestuur en de directeuren. Zij zorgen ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt.
Waar we zijn, met wie we praten, wat we kopen, hoe gezond we zijn. Er wordt op grote schaal informatie over ons vastgelegd – of we nu op internet kijken of op straat lopen. Vaak zelfs
ongemerkt. Alles bij elkaar opgeteld, dreigen we zo stukje bij beetje de zeggenschap over onze persoonsgegevens - en daarmee over onze vrijheid en autonomie – te verliezen. Denk bijvoorbeeld aan discriminerende algoritmes, de handel in persoonsgegevens, datalekken en identiteitsdiefstal.
Daarom moeten we erop kunnen vertrouwen dat zowel bedrijven als de overheid zorgvuldig omgaan met onze persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) maakt zich daar sterk voor. Dat doen we onder meer door voorlichting en advies te geven, onderzoek te doen en boetes of andere sancties op te leggen. Daarmee stimuleren we dat mensen de regie houden over hun eigen persoonsgegevens. De AP werkt daarbij nauw samen met de privacytoezichthouders in andere Europese landen.
De AP is volop in beweging. Onze huidige organisatiestructuur en een deel van onze taken is relatief nieuw, ons werkveld is omvangrijk. We zijn daarom altijd op zoek naar manieren om ons werk nog beter en efficiënter te doen en staan open voor nieuwe ideeën.
Een beslissing van de AP gaat nooit ongemerkt voorbij: ons werk heeft impact. Onze taken bekijken we dan ook vanuit een breed maatschappelijk perspectief. We hebben onder andere veel contact met vertegenwoordigers van diverse sectoren en spreken we dagelijks mensen die vragen en klachten over privacy aan ons voorleggen.
Bij de AP werken op dit moment ruim 250 gedreven en betrokken collega’s. Van pas afgestudeerden tot zeer ervaren experts, bijvoorbeeld op juridisch en technologisch gebied. Wij zijn een vrij kleine organisatie met korte lijnen en de sfeer is informeel.