Dagelijks contact met Nederlandse vertegenwoordigingen over de hele wereld en complexe meervoudig onderhandse inkooptrajecten in een omgeving met verschillen in taal en cultuur. Dit maakt deze inkoopfunctie zo uniek en uitdagend.
Als inkoopadviseur bij Buitenlandse Zaken krijg je de kans te laten zien hoe je de inkoopbehoefte van een opdrachtgever helder krijgt. Op basis van deze inkoopbehoefte stel je een aanbestedingsplan op. Je adviseert over het inkoopbeleid en de inkoopprocedures en informeert over duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven binnen de inkoopprojecten van de desbetreffende directie, ambassade of vertegenwoordiging (Post). Ook is het belangrijk de opdrachtgever te wijzen op de risico’s met betrekking tot de aanbestedingsgrenzen en let je erop dat belastinggeld goed besteed wordt.
Samen met de opdrachtgever, die verantwoordelijk is voor de inhoud, draag je zorg voor een rechtmatig en procesmatig inkooptraject. Verschillen in taal en cultuur kunnen bijdragen aan complexiteit, maar maken het werk juist ook extra uitdagend. Zo komt het met grote regelmaat voor dat er aanbestedingsdocumenten en contracten opgesteld moeten worden in het Engels, Frans of Spaans.
Je krijgt voornamelijk te maken met (complexe) meervoudig onderhandse inkooptrajecten op het gebied van leveringen en diensten zoals opleidingen, schoonmaak en beveiliging, maar ook met opdrachten zoals een onderzoek in Afrika naar voedseltekorten. Ook kan het zijn dat er aanbesteed moet worden in een risicovol land, bijvoorbeeld vanwege een instabiele- of oorlogssituatie. Hierdoor is de veiligheid van ambassademedewerkers topprioriteit en ga je samen met de ambassade op zoek naar een passende oplossing. Een andere keer kan je te maken krijgen met politiek gevoelige dossiers waardoor je een langere en intensievere samenwerking zult hebben met belangrijke stakeholders. Als er sprake is van een raamcontract, houd je een mini-competitie om de juiste leverancier voor jouw opdracht te contracteren. Aan afwisseling geen gebrek!
Een dag uit het leven van een inkoopadviseur bij Buitenlandse Zaken:
De dag start met een bijeenkomst over Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen binnen de Rijksoverheid. Een interessant onderwerp dat momenteel hoog op de agenda staat. Leuk ook om collega’s van andere ministeries te ontmoeten en ideeën uit te wisselen.
’s Middags sta ik voor een nieuwe uitdaging: de ambassade in Rome wil graag tuinonderhoud inkopen voor de ambassade en residentie. Ik heb mij voorbereid door het uitvoeren van marktonderzoek. Vervolgens bespreek ik met de operationeel manager van de ambassade welke informatie hij in Rome heeft opgehaald. Daarna beslissen we bij welke 3 tot 5 partijen de offerteaanvraag zal worden uitgezet en wordt dit in het aanbestedingsplan ingevuld.
Na deze interessante dag rond ik af door nog wat laatste administratieve taken te verrichten. Het inkoopdossier wordt bijgewerkt en documenten worden digitaal gearchiveerd. Met een voldaan gevoel sluit ik mijn computer af, wetende dat er weer goede stappen zijn gezet in het inkoopproces.
Hebben we je nog niet overtuigd van deze veelzijdige, interessante baan in ons leuke team? Lees dan dit artikel op werkenvoornederland.nl!
Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.
De Financiële Service Organisatie (FSO), gevestigd op de Schedeldoekshaven 101 in Den Haag, telt ongeveer 180 medewerkers en bestaat uit zes afdelingen: Financieel Beheer, Control en Programma administratie, Bedrijfsvoering, Inkoop & Externe Inhuuradvisering, Kwaliteit en Bankverkeer & Cash Management.
De afdeling FSO Inkoop & Externe Inhuuradvisering bestaat uit het Inkoopteam en het team externe inhuuradvisering, onder leiding van een hoofd van de afdeling. Het inkoopteam telt twaalf medewerkers, het team externe inhuuradvisering vier. De sfeer op de afdeling is informeel, er wordt hard gewerkt en regelmatig onder hoge tijdsdruk. Er is echter altijd tijd voor een grapje en het sparren met een collega. Een aantal collega’s wordt on the job opgeleid, waardoor we veel waarde hechten aan goede onderlinge contacten. Ervaren collega’s delen hun kennis en begeleiden minder ervaren collega’s. Momenteel werken we hybride; een mix van thuis en op kantoor waarvan minimaal twee dagen op kantoor. Donderdag is de vaste kantoordag voor heel het team, de andere kantoordag is flexibel.
Het inkoopteam verzorgt aanbestedingen (inclusief minicompetities) voor het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Europese aanbestedingen voor diensten en leveringen worden uitgevoerd door de Rijks Inkoop Samenwerking (RIS). Europese aanbestedingen op het gebied van werken worden wel verzorgd door FSO Inkoop. Klanten van FSO Inkoop zijn naast de directies binnen het kerndepartement de circa 150 ambassades, consulaten, consulaten-generaal en permanente vertegenwoordigingen van Buitenlandse Zaken verspreid over de hele wereld. Tijdsverschillen, taal- en cultuurverschillen zorgen voor een bijzondere dynamiek.
Het ministerie van Buitenlandse Zaken is de spil in de communicatie tussen de Nederlandse regering en de regeringen van andere landen én tussen de Nederlandse regering en internationale organisaties. Het ministerie coördineert het buitenlands beleid van de Nederlandse regering, inclusief de ontwikkelingssamenwerking, en voert dit uit. Naast het departement in Den Haag opereert het ministerie vanuit ambassades, permanente vertegenwoordigingen en consulaten-generaal, verspreid over de hele wereld.
Diversiteit en Inclusie
Het Ministerie van Buitenlandse Zaken voert een actief diversiteitsbeleid en zet in op een inclusieve organisatie. We doen dit door de verschillen van mensen optimaal in te zetten en te benutten. En door een werkcultuur te scheppen waar iedereen zichzelf kan zijn en zich gewaardeerd voelt. We streven bij de samenstelling van teams en bij de aanname van nieuw talent naar diversiteit in, onder meer, leeftijd, gender(identiteit), cultuur, religie, achtergrond, geaardheid, (arbeids)beperking, kennis en competenties.