De functie valt onder het secretariaat van de MLA. In eerste plaats is het een tijdelijke functie in afwachting van het doorlopen van het reorganisatietraject. Functionaris wordt belast met administratieve taken ter ondersteuning van de MLA.
De werkzaamheden bestaan uit verschillende onderdelen
1. Je verleent secretariële en managementondersteuning aan de directeur en zijn staf, door:
a. Het op belang en urgentie inschatten van binnengekomen correspondentie, het op eigen initiatief en naar eigen inzicht toevoegen van voor de afhandeling benodigde informatie, en waar mogelijk zelf actie ondernemen.
b. Het organiseren en voorbereiden van vergaderingen.
c. Het opstellen van brieven, het maken van afspraken en het bijhouden en bewaken van de agenda’s.
d. Het fungeren als eerste aanspreekpunt tussen de directeur en interne en externe instanties.
e. Het onderhouden van (telefonische) contacten met in- en externe instanties en personen (bijv. p&o, beveiliging, Paresto e.d.).
f. Het ontvangen en begeleiden van bezoekers en delegaties.
g. Het assisteren bij het verwerken van dienstreisaanvragen en -declaraties, binnen- en buitenland.
2. Je levert beheersmatige en logistieke ondersteuning, door:
a. Het (mede) bedenken en organiseren/ondersteunen van activiteiten zoals projecten, congressen en teambuildingactiviteiten.
b. Het uitvoeren van administratieve werkzaamheden op het gebied van het personeelsbeheer.
c. Het beheren van verschillende bestanden zoals personeels-, cliënt- en/of relatiebestanden.
d. Het verzorgen van de informatievoorziening ten behoeve van onder andere verantwoordings- of voortgangsrapportages m.b.t. lopende projecten, financiële en personele overzichten en het op verzoek verzamelen en ordenen van gegevens over specifieke onderwerpen.
Voor deze taken is de managementondersteuner verantwoording schuldig aan de Directeur.
Werk- en denkniveau
• mbo-werk- en -denkniveau
• Secretariele opleiding (Schoevers)
Opleidingsrichting en/of vakkennis
• Voldoende beheersing van de Windows gestuurde MS-Office programma’s, zoals Excel, Word en PowerPoint;
• Voldoende beheersing van de standaard kantoorapplicaties en (automatiserings)systemen die gehanteerd worden voor de interne bedrijfsvoering en voor projectmanagement;
• Basiskennis van de interne administratieve en bedrijfsvoeringregels en bedrijfsvoeringsprocedures;
• Basiskennis van de inrichting en de werkwijze (beleid en bedrijfsvoering) van de centrale en decentrale overheden;
• Basiskennis van en affiniteit met het eigen onderdeel en basiskennis van de ketenpartners/relaties waar veel mee wordt samengewerkt;
• Basiskennis van de lopende dossiers en de daarbij behorende prioriteitstelling en kennis van de werkverdeling (wie doet wat binnen het dossier);
• Voldoende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
Competenties
• Klantgerichtheid
• Voortgangscontrole
• Plannen en organiseren
• Organisatiesensitiviteit
• Samenwerken
• Integriteit
• Leervermogen
Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Bovenop het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 8,33%, de zogeheten dertiende maand.
Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra verlofuren en/of adv-uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.
Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.
Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.
De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.
Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.
Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit.
Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.
De Militaire Luchtvaart Autoriteit (MLA) is als Bijzondere Organisatie Eenheid gepositioneerd onder de Minister van Defensie en is administratief ingedeeld binnen de Bestuursstaf. De MLA is gevestigd in het Majoor Jan Linzel Complex, Brasserskade 227a te Den Haag. De MLA is een toezichthouder op de militaire luchtvaart en borgt en stimuleert de veiligheid hiervan binnen de specifiek militaire context. De MLA heeft een managementteam waarin de afdelingshoofden zijn vertegenwoordigd en de directeur. De afdelingen binnen de MLA zijn afdeling Luchtvaart Operaties, Luchtvaartechniek en Certificering, Luchthaven en Luchtruim en tot slot de stafafdeling Kwaliteit en Juridische Zaken.
Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.
Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.
Defensie heeft ongeveer 68.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 3.200 burgers en militairen.
Ministerie van Defensie