Managementassistent

Functieomschrijving

Het Nederlands Instituut voor Forensische Psychiatrie en Psychologie (NIFP) Noord-Oost Nederland, locatie Zwolle, is op zoek naar een managementassistent ter ondersteuning van het duale managementteam. 

Een ambulante NIFP-dienst wordt aangestuurd door een duaal managementteam, te weten een manager bedrijfsvoering & algemene zaken en een manager zorg & rapportage. De
managementassistent werkt voor beide managers en ondersteunt dit managementteam met het uitvoeren van de volgende werkzaamheden: 

• Agendabeheer: het beheren van de agenda van beide managers en het bewaken dat afspraken worden nagekomen.
• Correspondentie: het verzorgen van inkomende- en uitgaande post en correspondentie op belang en urgentie.
• Vergaderingen /bijeenkomsten: het organiseren en voorbereiden van vergaderingen, besprekingen en/of bijeenkomsten, het verzorgen van stukken ten behoeve van de leidinggevenden voor vergaderingen, het ontvangen en begeleiden van bezoekers, ondersteuning bij vergaderingen/bijeenkomsten en zorgdragen voor de verslaglegging.
• Administratieve ondersteuning managementteam: het aanleggen van en/of onderhouden van een archief voor de managers, het ondersteunen van de managers bij planning en/of de administratieve afdoening van personeelsaangelegenheden en andere bedrijfsmatige zaken, zoals het verlenen van ondersteuning in het inkoopproces.
• Aandachtsfunctionaris (organisatie en beheer) refereeravonden (3-4x per jaar), intervisiegroepen en teamdagen.
• Beheerder jaaragenda van de ambulante dienst. 

De managementassistent is binnen de ambulante dienst onder de manager Bedrijfsvoering & algemene zaken gepositioneerd. Zijn/haar werkdagen worden verdeeld over ten minste  4 dagen.

Functie eisen

Kennis en ervaring

• Je hebt MBO werk- en denkniveau op secretarieel vlak.
• Je hebt kennis en ervaring met Outlook, Word en Excel.
• Je hebt kennis van en ervaring met management ondersteunende werkzaamheden. 

Naast deze eisen herken jij jezelf in de volgende eigenschappen

• Je hebt inzicht en vaardigheid in het stellen van prioriteiten in het administratieve en logistieke werkpakket.
• Je bent klantvriendelijke en hebt een serviceverlenende houding.
• Je werkt accuraat, bent representatief en het organiseren en plannen van je werkzaamheden gaat je goed af.
• Je maakt gegevens op heldere wijze inzichtelijk. Dat blijkt onder meer uit de overzichten en managementinformatie die jij genereert.
• Je bent flexibel, gericht op ontwikkeling en samenwerken.
• Je bent integer en bezit organisatiesensitiviteit.

Arbeidsvoorwaarden

Aanvullende arbeidsvoorwaarden

• Een Individueel Keuzebudget. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en stel je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen. Het kan bijvoorbeeld bestaan uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) of vakantiedagen
• Volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer
• Een pensioenregeling
• Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
• Studiemogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling
• De mogelijkheid gebruik te maken van bedrijfsfitness

Aanvullende details

• Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
• Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 
• Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je recht hebt op een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl. 
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Solliciteren & Contact

Contactpersoon sollicitatie
Contactpersoon sollicitatieprocedure
Rob Stiekema, senior adviseur Werving & selectie
06-25095127
r.stiekema@dji.minjus.nl
Contactpersoon vacature
De heer R.S.T. Rothof, manager bedrijfsvoering en algemene zaken
06-48134964

De sollicitatieprocedure voor de vacature Managementassistent verloopt online via een externe website
Direct solliciteren!

Informatie over de afdeling:
Nederlands Instituut voor Forensische Psychiatrie en Psychologie (NIFP)

Het Nederlands Instituut voor Forensische Psychiatrie en Psychologie (NIFP) is het expertisecentrum voor forensische psychiatrie en psychologie. Het is een landelijke dienst van het ministerie van Justitie en Veiligheid en valt onder de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI). Als NIFP bieden wij efficiënte en vakkundige forensischpsychiatrische expertise op gebied van zorg, indicatiestelling en rapportage aan justitiële en maatschappelijke ketenpartners. Samenwerking met ketenpartners en (inter)nationale wetenschappelijke instanties is daarbij essentieel. We richten als uitvoeringsorganisatie onze blik steeds op de omgeving. Opdrachtgevers en ketenpartners bepalen ons bestaansrecht. Als dienstverlener willen we aan hen producten en diensten bieden waarmee we een constructieve bijdrage leveren aan hun uitvoeringspraktijk. 

Het NIFP is een landelijke dienst van de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) en draagt bij aan een zorgvuldige rechtsgang, een effectieve uitvoering van psychiatrische zorg en behandeling in een justitieel kader en daarmee aan een veiliger samenleving. Zie ook NIFP 

De ambulante dienst
De NIFP-dienst Noord-Oost Nederland is een van de vijf ambulante diensten van het NIFP, de dienst beslaat een groot (geografisch) deel van Nederland. Zowel de drie noordelijke provincies als de provincies Overijssel en Gelderland vallen onder het werkgebied. Dat betekent dat we met meerdere opdrachtgevers werken en een grote diversiteit van zaken kennen. Het team van professionals bestaat uit psychiaters, psychologen, juristen en coördinatoren forensische zorg. Daarnaast is er de medische administratie, een hoofd medische administratie en een lokale bedrijfsvoerder. De dienst is gevestigd in Zwolle. 

Over de werkgever:
Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen

Zonder recht voelt niemand zich veilig, zonder veiligheid zijn je rechten onbeschermd. Het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) zorgt voor de rechtsstaat in Nederland, zodat mensen in vrijheid kunnen samenleven, met respect voor ieders levensstijl of opvattingen. Eveneens werkt JenV aan een veiliger en rechtvaardiger samenleving door mensen rechtsbescherming te bieden en, waar nodig, in te grijpen.

Lees hier meer over het ministerie van Justitie en Veiligheid.

Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI)
DJI is niet alleen verantwoordelijk voor het uitvoeren van vrijheidsstraffen en vrijheidsbenemende maatregelen, maar ook voor de dagelijkse zorg van mensen die dit ondergaan. Dat zijn er jaarlijks meer dan 47.000. We bieden hun de kans om een maatschappelijk aanvaardbaar bestaan op te bouwen. Dat doen we met ruim 16.000 collega’s in gevangenissen, justitiële jeugdinrichtingen, forensisch psychiatrische centra, detentiecentra en diverse landelijke diensten. Daarnaast koopt DJI bij particuliere instellingen zorg in voor de uitvoering van strafrechtelijke maatregelen, zoals tbs. Met 38 locaties verspreid over het land is DJI één van de grootste organisaties van Nederland. Het is veelzijdig en boeiend werk. In alle gevallen houden we ons bezig met zaken die direct van invloed zijn op het dagelijks leven. Dat maakt werken voor DJI zo bijzonder. Want recht raakt mensen.

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen