Als Managementondersteuner op dit niveau draag je bij aan het ontwikkelen, implementeren en ondersteunen van én adviseren over bedrijfsvoerings processen en het operationeel ondersteunen van de interne organisatie. Daarbij verricht je organisatorische, secretariële en administratieve werkzaamheden ter ondersteuning van het management en/of medewerkers van de Vertegenwoordiger van Nederland op locatie Curacao. Daarbij vraag je door naar de wensen van je manager, biedt ondersteuning of verwijst door naar het juiste loket of de juiste procedure en maakt heldere afspraken en komt deze na. Een balans vinden tussen een dienstverlenende en assertieve houding spreekt voor zich evenals het bewaken van de naleving van afspraken, termijnen en routing. Je handelt proactief en wijst anderen op tactvolle wijze op hun verantwoordelijkheden en maakt een realistische inschatting van urgentie en belang van zaken daarbij overzicht houdend over de werkzaamheden en stelt prioriteiten. Het snel kunnen schakelen tussen meer onderwerpen in een dynamische omgeving en kiezen van een aanpak en gedragsstijl die past bij de situatie is een gegeven. Je bent op de hoogte van wat speelt binnen de organisatie, kent de gevoeligheden en handelt daarnaar en bent bewust van (in)formele regels, belangen en posities relevant voor het werkterrein en handelt daarnaar. Je maakt afspraken met collega’s over werkverdeling en vervanging, communiceert interne afspraken naar manager en/of medewerker, staat collega’s bij waar nodig, geeft collega’s opbouwende feedback, geeft vriendelijk doch helder de eigen professionele grenzen aan, gaat zorgvuldig om met persoonlijke en vertrouwelijke informatie en is niet te verleiden om vertrouwelijke informatie te misbruiken dan wel aan buitenstaanders te verschaffen. De secretariële ondersteuning ten behoeve van o.a. ambtelijke leiding, management en/of medewerkers van Vertegenwoordiging van Nederland behelst de coördinatie van secretarieel administratieve ondersteuning op samenhangende en naar aard en inhoud verschillende onderwerpen in een ambtelijk en politiek dynamische context met een grote mate van senioriteit en zelfstandigheid en is de "buffer" naar de interne organisatie en externe omgeving. Je zal verbanden leggen, belangen inschatten en consequenties afwegen naast het coördineren van complexe informatiestromen en het samenstellen van managementinformatie. Wij verwachten een hoge mate van senioriteit en zelfstandigheid en de eigenschappen om zelfstandig management informatie te kunnen samenstellen.
Kennis en vaardigheden
• theoretische kennis van managementondersteunende werkwijzen en methodieken, secretarieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures en voorschriften
• theoretische en inhoudelijke kennis van en inzicht in actuele met elkaar samenhangende beleidsonderwerpen en - processen, kennis van reguliere documentatie- en archiveringstechnieken
• inzicht in ambtelijke en politieke belangen en gevoeligheden, in primaire processen, in bestuurlijke, organisatorische en functionele verhoudingen
• vaardigheid in het verzamelen en inzichtelijk maken van gegevens en het samenstellen van managementinformatie
• vaardigheid in het secretarieel administratief beheer
• vaardigheid om als buffer op te treden van afspraken over beheer, processen
• vaardigheid om toelichting te geven intern en extern over de uitvoering en voortgang
• samenstellen van management overzichten
• goede beheersing van de Windows gestuurde MS-Office programma’s, zoals Excel, Word, PowerPoint en Outlook
• goede beheersing van de standaard kantoorapplicaties en automatiseringssystemen
• kennis van de interne administratieve en bedrijfsvoeringsprocedures
Functie eisen Management Ondersteuning
Je voldoet aan de volgende functie-eisen:
• Je hebt minimaal een afgeronde MBO-opleiding
• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring met management ondersteuning processen
• Je hebt een klantgerichte instelling
• Je bent discreet
• Je bent een stevige persoonlijkheid
• Je bent flexibel; geen 9-5 mentaliteit.
• Je bent duidelijk en betrouwbaar.
• Je bent resultaatgericht en behoudt hierbij oog voor de mens.
• Je bent precies en brengt orde aan, je bent pragmatisch en praktisch ingesteld.
• Je hebt humor en bent collegiaal.
• Je bent stressbestendig en mentaal weerbaar.
• Je beschikt over goede uitdrukkingsvaardigheden in Papiamentu, Nederlands en Engels.
• Je beschikt over goede schriftelijke vaardigheden in de Nederlandse taal en bent in staat om zelfstandig stukken op te stellen.
Competenties Management Ondersteuning
• Vriendelijk
• Klantgerichtheid
• Voortgangscontrole
• Plannen en organiseren
• Organisatiesensitiviteit
• Samenwerken
• Integer
• Zelfontwikkeling
Persoonskenmerken Management Ondersteuning
• Gestructureerd
• Professioneel
• Oplossings- en resultaatgericht
• Mondeling en schriftelijk communicatief vaardig
• Initiatiefrijk
• Flexibel
• Behulpzaam en stimulerend
Wij bieden een zeer afwisselende, verantwoordelijke functie in een interessante en dynamische omgeving. Je maakt onderdeel uit van een professioneel en plezierig team. Wij vinden het belangrijk om resultaten, plezier in het werk en collegialiteit met elkaar te verbinden. Het betreft een functie voor bepaalde tijd in schaal 7 (ANG 5.006 – 6.566) waarop de geldende Arbeidsvoorwaarden Lokaal Personeel 2018 (ALP) van toepassing is.
Let op! Deze vacature staat geplaatst op een Nederlandse website waarbij de tijd in Nederland gehanteerd wordt. Graag hiermee rekening houden bij het insturen van de sollicitatie. Het tijdstip van de sluiting van de vacature is dus het tijdstip in Nederland en niet het tijdstip van Curacao. Sollicitaties graag via deze website inzenden en niet los via de e-mail.
Meer informatie over de vacature
Dhr. Ton van den Berg
Hoofd bedrijfsvoering VNACS
Telefoonnummer: +5999 516 8072
Mevr. Michalery Balentina
Managementassistent VNACS
Telefoonnummer: +5999 5235202
Mevr. Leila do Rosario Costa
Medewerker Bedrijfsvoering VNACS
Telefoonnummer: +5999 510 0477
DeVertegenwoordigingvan Nederland in Aruba, Curaçao en Sint Maarten (VNACS) vervult een brugfunctie. De VNACS draagt bij aan de totstandkoming van Nederlands beleid door risico’s en kansen lokaal te signaleren, legt het beleid uit, informeert belanghebbenden en draagt waar mogelijk bij aan de uitvoering. De VNACS opereert geïnformeerd en in nauwe samenwerking met de collega’s van DGKR in Den Haag. Daardoor is de VNACS in staat vragen die spelen in de Landen te beantwoorden en onderwerpen te verbinden aan de juiste departementen en andere aanspreekpunten. De VNACS handelt hierin proactief met oog voor de beleidsprioriteiten die zijn gesteld. De VNACS beschikt over relevante kennis en een netwerk waarmee zij zicht heeft op relevante politieke, bestuurlijke, economische en maatschappelijke ontwikkelingen en deze ook kan duiden. De VNACS onderhoudt dan ook een breed netwerk met: autoriteiten in de landen, maatschappelijke organisaties, sleutelspelers in het bedrijfsleven, toezichthouders, (internationale-) organisaties en medewerkers van de Haagse vakdepartementen. Verder is de VNACS als platformbouwer actief en zichtbaar in het bij elkaar brengen van relevante partijen binnen de overheid, bedrijfsleven en maatschappelijk middenveld maar ook met betrekking tot thema’s zoals veiligheid & crisisbeheersing of op sectoren zoals toerisme. Ook heeft de VNACS een belangrijke rol en taak bij de totstandkoming en uitvoering van het crisisbeheersingsplan waarin de rolverdeling tussen actoren in de landen en Nederland worden vastgelegd in geval van crisis. Bezoeken van Nederlandse bewindslieden en andere autoriteiten aan Aruba, Curaçao en Sint Maarten worden voorbereid en begeleid vanuit de Vertegenwoordiging. Daarnaast voert de VNACS een aantal consulaire taken uit, faciliteert zij verkiezingen in Europees Nederland voor stemgerechtigden in de Landen en zorgt zij voor de eerste opvang en doorverwijzing van Europese Nederlanders in nood. De VNACS bestaat uit drie vestigingen in de Caribische landen van het Koninkrijk en kent een bezetting van ongeveer 25 fte. Elk kantoor richt zich op het land waarin het gevestigd is. Voor de drie landen tezamen is één Vertegenwoordiger aangesteld, die vanuit Willemstad opereert en verantwoording aflegt aan de directeur Landen van DGKR.
Het ministerie van BZK beschermt, bewaakt en bouwt aan de basis van onze samenleving. In Nederland en de Caribische delen van ons Koninkrijk. Uitgangspunt is ons grootste goed: de Grondwet en wat we daarin hebben afgesproken. Dat iedereen meetelt bijvoorbeeld. Dat je altijd en overal kan zijn wie je bent, kan vinden wat je vindt, gelijke kansen hebt en mee kan doen. Thuis, op school en op het werk. Offline en online. En dat iedereen prettig kan wonen in een fijne omgeving. We doen dat voor de samenleving én werken tegelijk aan de basis voor de hele rijksoverheid. Zodat andere ministeries hun werk voor Nederland ook goed kunnen doen.
Dit vraagt om collega's die samenwerken. Die gaan voor resultaat voor mensen, en daarbij niet alleen varen op vakinhoud, maar ook op hun moreel kompas. Aandacht hebben voor bijvoorbeeld rechtvaardigheid en gelijkwaardigheid. En om ons werk voor de samenleving écht goed te kunnen doen, vinden we het belangrijk dat we zelf een afspiegeling van die samenleving zijn. We zijn dus op zoek naar collega's met verschillende perspectieven, achtergronden en eigenschappen. Het maakt niet uit waar je bent geboren, waar je in gelooft, hoe oud je bent of van wie je houdt; we zijn vooral nieuwsgierig naar jou. We willen zorgen voor een prettige werkplek voor iedereen, met veel ruimte voor werkplezier en ontwikkeling.