De officemanager is verantwoordelijk voor het effectief ondersteunen van de projectdirectie en het waarborgen van een soepele uitvoering van administratieve en organisatorische taken. Als deel van de projectdirectie speelt de officemanager een essentiële rol in het coördineren van diverse processen en informatiestromen.
De taken zijn:
• Je coördineert het secretarieel en administratief beheer, waarbij de functionaris prioriteiten stelt en ervoor zorgt dat alles efficiënt wordt afgehandeld.
• Je handelt diverse vragen, verzoeken en gesprekken af, met oog voor de aard en inhoud ervan.
• Je coördineert complexe informatiestromen en fungeert als buffer tussen de interne organisatie en externe partijen.
• Je schat het belang en de urgentie in van verschillende zaken, legt verbanden en weegt consequenties af, en je bewaakt de voortgang en tijdige afhandeling van taken. Je signaleert en herinnert aan lopende zaken. Je stelt overzichten samen, inclusief de managementrapportages.
• Je zorgt voor verslaglegging, notuleren en het opstellen en redigeren van stukken en correspondentie op basis van globale aanwijzingen. Je redigeert instellingsbeschikkingen en je stelt Terms of Reference, informatie- en interviewprotocollen op.
• Je regelt de PIOFACH-voorzieningen voor de projectdirectie, en regelt het coördineren van screeningaanvragen voor onderzoekers of commissieleden.
Werk- en -denkniveau
• Je hebt mbo-werk- en -denkniveau.
Opleidingsrichting en/of vakkennis
• Je hebt een goede beheersing van Microsoft Office, zoals Excel, Word en PowerPoint.
• Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
Gewenste ervaring:
• Je bent bekend met het ministerie van Defensie.
• Je hebt ervaring (als ondersteuner) in een bestuurlijke of beleidsomgeving of politiek-sensitieve context.
• Je hebt ervaring met managementondersteunende werkwijzen, secretarieel beheer, coördinatie van informatiestromen en administratieve procedures.
• Je hebt ervaring met gegevensverzameling en managementinformatie.
Competenties/gedragskenmerken:
• Klantgericht: het vermogen om de behoeften en verwachtingen van klanten te begrijpen en hierop te reageren met passende oplossingen en diensten.
• Plannen en organiseren: het vermogen om effectief doelen te stellen, taken te structureren en middelen te beheren om taken en projecten efficiënt uit te voeren.
• Samenwerken: het vermogen om effectief te communiceren en te werken met anderen, binnen en buiten de organisatie, om gemeenschappelijke doelen te bereiken.
• Communiceren: draagt ideeën en informatie beargumenteerd en inzichtelijk over op anderen van verschillend niveau.
Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Bovenop het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 8,33%, de zogeheten dertiende maand.
Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra verlofuren en/of adv-uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.
Deze opdracht kent een einddatum van 31 december 2025. Voor deze termijn afloopt, wordt een evaluatie uitgevoerd waarvan de uitkomst bepalend gaat zijn of en in welke vorm deze projectdirectie verder gaat.
Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.
Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
Jouw sollicitatiedocumenten worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.
De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.
Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.
Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit.
Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.
De Projectdirecteur Ondersteuning Commissies (POC) heeft tot doel om de in- en externe afstemming, coördinatie en ondersteuning te verzorgen ten aanzien van externe en interne onderzoeken en commissies, waaronder Parlementaire Enquête Covid (PECO). De projectdirectie fungeert als kennis- en expertisecentrum, monitort ontwikkelingen, coördineert en initieert de noodzakelijke activiteiten, zorgt voor de afhandeling van personele en administratieve taken, communicatie, beschrijvingen van processen en werkwijzen.
De projectdirectie bestaat uit een projectdirecteur met een stafbureau, bestaande uit een projectleider, een officemanager en een kennismanager. Naast de vaste kern kan er gebruik gemaakt worden van kennis die bestaat bij collega¿s van onder andere CIO/Informatievoorziening, CDS/AEVAL, DOO, DCO, DJZ, DGB/DBE, JIVC/Informatiebeheer en DHR&BV. Per parlementaire enquête, commissie of andersoortig onderzoek wordt een taskforce onder deze projectdirectie ingericht. Deze taskforce bestaat uit medewerkers vanuit de projectdirectie, kennisschil en beleidsverantwoordelijke, waar nodig aangevuld met interne en externe capaciteit.
Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.
Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.
Defensie heeft ongeveer 68.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 3.200 burgers en militairen.
Ministerie van Defensie