De functionaris geeft leiding aan één van de 2 implementatieteams van het nieuwe documentmanagementsysteem (DMS) voor Defensie (DefDoc). Er zijn twee parallel werkende teams bestaande uit een projectleider, business analisten en I-adviseurs en een overkoepelend verandermanager. Omdat het DMS per defensieonderdeel wordt geïmplementeerd voert ieder team de komende drie jaar successievelijk in totaal drie à vier implementaties uit.
DefDoc is één van de projecten die binnen dit programma valt. Het nieuwe documentmanagement- en recordsmanagementsysteem (DMS/RMA) DefDoc is een intuïtief en gebruiksvriendelijk systeem dat aansluit bij de dagelijkse werkzaamheden en stukkenstromen. Het systeem vervangt de huidige oplossing Xpost. Het systeem dient bij te dragen aan de vindbaarheid van informatie en de traceerbaarheid van de totstandkoming van stukken, beleid en besluitvorming. Daarmee kan het als hulpmiddel dienen voor de politieke en maatschappelijke verantwoording en transparantie voor Defensie. In 2021 is binnen Defensie gestart met de realisatie van dit nieuwe DMS-/RMA-systeem. Go-Live bij de Bestuursstaf is voorzien in 2024 Q4.
Dit jaar starten we met de defensiebrede uitrol voor de overige defensieonderdelen. De zeven onderdelen die we onderscheiden, worden in drie jaar uitgerold en uiteindelijk zullen in 2027 ongeveer 20.000 gebruikers van dit systeem gebruik maken. De werkzaamheden van de implementatieteams bestaan uit het vertalen van gebruikerswensen en eisen ten aanzien van gewenste DMS-/RMA-inrichting, analyseren, ontwerpen en uitwerken van processen in het DMS, analyseren en implementeren autorisatiemanagement, passend maken van opleidingsmaterialen en geven van opleidingen, ondersteunen bij documentatie, begeleiden van gebruikers bij ingebruikname.
Er wordt samengewerkt met het DefDoc-ontwikkelteam, verantwoordelijk voor het beheer en de doorontwikkeling op het gebied van ontwerpen, testen en releaseondersteuning.
De implementatieprojecten hebben raakvlakken met de transformatie-actieplannen die op gebied van informatiehuishouding per defensieonderdeel worden uitgevoerd op het gebied van strategie, structuur, personeel, proces en technologie.
De functionaris geeft leiding aan het aan hem/haar toegewezen (implementatie)team en draagt zorg voor planning, draagvlak en projectresultaten, middelen en besteding, kwaliteitsbewaking, het contact met stakeholders binnen de defensieonderdelen en binnen het programma, risicomanagement, rapportage, besluitvorming en evaluatie.
- Wo-opleiding
- Een aanvullende specialistische opleiding op het gebied van informatiehuishouding, bedrijfskunde en/of organisatieontwikkeling is een pre;
- Prince2- of SAFe-certificering.
Ervaring:
- Wo-werk- en -denkniveau;
- Ervaring met project- en verandermanagement binnen een overheidsorganisatie;
- Ervaring op gebied van IT-systeemontwikkeling en systeemimplementatie;
- Ervaring met informatiehuishouding en een goed begrip van informatiemanagement, informatiesystemen en gegevensbeheer is een pre;
Competenties:
- Analyseren;
- Omgaan met weerstanden;
- Beïnvloeden;
- Initiatief;
- Communiceren;
- Samenwerken/motiveren;
- Omgevingsgericht;
- Organisatiebewustzijn;
- Resultaatgericht;
- Plannen en organiseren;
- Voortgangscontrole;
- Innovatief handelen.
Fysieke eisen:
-Voor de implementatie is contact met de gebruikersorganisatie noodzakelijk en wordt regelmatig aanwezigheid op locatie van een defensieonderdeel verwacht. Hiervoor wordt flexibiliteit gevraagd in werklocatie waaronder programma hoofdlocatie Den Haag en defensieonderdelen locaties als Den Helder, Utrecht, Volkel. Thuiswerken is mogelijk.
Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Bovenop het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 8,33%, de zogeheten dertiende maand.
Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra verlofuren en/of adv-uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.
Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.
Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.
De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.
Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.
Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit.
Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.
Het programma Defensie Open op Orde (DOO) heeft als doel om invulling te geven aan projecten en activiteiten waarmee het ministerie van Defensie invulling geeft aan de maatregelen uit de kabinetsreactie Parlementaire Ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag (POK) (en additionele moties).
Om de informatiehuishouding en transparantie binnen Defensie(onderdelen) op een voldoende peil te brengen ondersteunt het programma de organisatie vanuit 4 pijlers:
-Informatiehuishouding op orde
-Informatieverstrekking (Implementatie Beslisnota's aan Tweede Kamer en implementatie Wet Open Overheid)
-Signalen herkennen en de menselijke maat
-I-vakmanschap
Met het programma DOO wordt ook uitvoer gegeven aan inrichtingsprincipes in de Defensievisie 2035 door: als Defensieorganisatie 'Transparant en zichtbaar in een betrokken samenleving te zijn' en door 'het Verbeteren en bereiken van een gezaghebbende informatiepositie'. Dit laatste wordt bereikt door een goede informatiehuishouding, als backbone van de defensieorganisatie en daarmee een randvoorwaarde voor Informatie Gestuurd Werken (IGW) en Informatie Gestuurd Optreden (IGO).
Met de pijler Informatiehuishouding op Orde (IHH) zorgt het programma voor het bereiken van een hoger volwassenheidsniveau van de informatiehuishouding. Dit door implementatie van diverse systemen en werkwijzen omtrent onder meer documentmanagement, doorzoekbaarheid en archivering.
Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie uitvoeringscommando en het Commando Materieel en IT.
Defensie vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het Defensie Uitvoeringscommando (DOSCO) en het Commando Materieel en IT (C-COMMIT) lijken op werkmaatschappijen. Defensie heeft ongeveer 68.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 3.200 burgers en militairen.
Ministerie van Defensie