Ben jij een georganiseerde en proactieve professional met uitstekende communicatievaardigheden? Heb je ervaring of interesse in het ondersteunen van projecten en het coördineren van administratieve taken? Dan zijn wij op zoek naar jou!
Als projectsecretaris speel je een essentiële rol bij het ondersteunen en faciliteren van diverse projecten binnen onze organisatie. Je komt te werken op de afdeling Portfolio en Realisatie, deze afdeling is in oprichting. Je bent de rechterhand en (inhoudelijke) sparringpartner van de project- of programmamanager en de spin in het web van het project-of programmabureau. Je zorgt ervoor dat projecten soepel verlopen en dat alle administratieve- en beheersmatige aspecten op een gestructureerde en tijdige manier worden afgehandeld. Het betreft projecten op het snijvlak van onze HR-dienstverlening en IT. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het programma Rijksroosteren, Werving en Selectie of Modernisering HR-IT Landschap.
Je levert inhoudelijke, procesmatige en procedurele ondersteuning in de verschillende fasen van het project. Denk hierbij aan management- en sturingsinformatie op basis van analyses van gegevens uit de verschillende systemen die de afdeling Portfolio en Realisatie (P&R) gebruikt.
Je assisteert projectmanagers bij het opstellen en bijhouden van projectplannen, mijlpalen en deadlines en coördineert de communicatie tussen teamleden, belanghebbenden en externe partijen. Je identificeert potentiële risico's en problemen en draagt bij aan oplossingen.
Verder ondersteun je het project of programma door het plannen en voorbereiden van bijeenkomsten/overleggen, maken van de agenda en notulen, verzamelen en versturen van relevante stukken, het bewaken de voortgang van de acties, aanjagen aan waar nodig en signaleren van deadlines. Ook het coördineren de inkoop- en financiële processen en de communicatie tussen teamleden, belanghebbenden en externe partijen behoren tot je taak.
• Hbo-werk- en denkniveau; eventueel vast te stellen met een assessment.
• Je hebt ervaring of affiniteit met de rol als projectsecretaris.
• Kennis van methoden en technieken voor projectmanagement ondersteunende werkzaamheden is een pre.
• Je bezit goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je hebt affiniteit met financiële- en bedrijfsvoeringprocessen.
• Je bezit vaardigheden in het signaleren en analyseren van informatie, gegevens en leggen van verbanden.
• Je bent goed in het leggen van dwarsverbanden tussen administratieve en logistiek- organisatorische processen.
Benodigde competenties
• Organisatiesensitiviteit
• Resultaatgerichtheid
• Netwerken
• Motiveren
• Plannen en organiseren
• Zelfontwikkeling
Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.
O&P Rijk vindt het belangrijk om een goede afspiegeling van de samenleving te zijn en werkt daarom actief aan een divers personeelsbestand binnen een inclusieve organisatie. Inclusief betekent dat iedereen zich betrokken en gewaardeerd voelt – niet ondanks maar dankzij de verschillen. Het is dan ook mogelijk om in je sollicitatie alleen die gegevens te noemen die je relevant vindt voor de functie. Want ook zonder bijvoorbeeld je naam, je leeftijd of je geboorteplaats kunnen wij een goede inschatting maken of je in aanmerking komt voor een sollicitatiegesprek.
Als projectsecretaris ga je aan de slag op de afdeling Portfolio en Realisatie (P&R), deze afdeling is in oprichting. De afdeling P&R valt binnen de businessunit Informatievoorziening (IV) en is onderdeel van het digitale i-Hart van O&P Rijk. Wij dragen onder andere bij aan de i-Strategie Rijk, Werkagenda digitalisering, open en transparante overheid en zijn de verbinding tussen primair proces en IT.
De business unit IV speelt een cruciale rol bij het waarborgen van de beschikbaarheid, kwaliteit, integriteit en beveiliging van informatie en gegevens. De businessunit IV ondersteunt de besluitvorming en strategische doelstellingen van O&P Rijk.
Portfolio en Realisatie is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van de dienstverlening van O&P Rijk in verbinding met de externe en interne stakeholders. De afdeling heeft expertise op het gebied van portfolio- en projectmanagement en productontwikkeling. Onze aanpak combineert agile en Prince 2 principes. Bij P&R werken project- en programmamanagers, productowners en business analisten aan de ontwikkeling en realisatie van de dienstverlening in nauwe samenwerking met de uitvoerende afdelingen.
Organisatie en Personeel Rijk (O&P Rijk) is een nieuwe uitvoeringsorganisatie en de grootste HR-serviceverlener van de Rijksoverheid. Wij zijn dé organisatie waar overheidsorganisaties terecht kunnen met vragen op het gebied van organisatie en personeel. Van loopbaan- en talentontwikkeling tot de banenafspraak en van de salarisuitbetaling tot bedrijfszorg. Wij nemen alle zorg op het gebied van HR uit handen voor bijna alle Rijksorganisaties en de 155.000 rijksmedewerkers. Samen kijken wij naar wat nodig is om aan de vraag te voldoen.
O&P Rijk bestaat uit 8 diensten en er werken ruim 2.000 medewerkers. Deze 8 diensten vallen onder O&P Rijk: Binnenwerk, Advocaten en Adviseurs Arbeidsrecht, Organisatieadvies, Bedrijfszorg, Arbeidsmarkt, Inclusiviteit, Loopbaan- en Talentontwikkeling en P-Direkt. Als organisatie gaan wij multidisciplinair en betrouwbaar te werk. De efficiënte verwerking van grootschalige HR-processen én zorgvuldige begeleiding van individuele cases is bij ons in deskundige handen.
Wij zijn een shared service organisatie en vallen onder het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. We werken op verschillende locaties en in alle provincies van Nederland. En leuk om te weten; we hebben ook een locatie op Bonaire.